Organizarea evenimentelor cu ajutorul unei firme specializate – Aspecte pro și contra

Organizarea unui eveniment presupune alocarea a multor resurse. Astfel, de cele mai multe ori, companiile optează pentru angajarea unei firme specializate în acest domeniu.

Pro: În cazul în care apelezi la o firmă specializată nu mai este necesar să te gândești la noi metode și activități prin care să implici participanții în agenda și obiectivele conferinței.

Pe măsură ce oamenii se obișnuiesc cu un anumit nivel de calitate al evenimentelor, cu atât aceștia vor avea așteptări mai mari. Alegând organizarea conferințelor de către o agenție specializată, puteți să porniți de la idea că organizatorul este la curent cu tendințele din industria evenimentelor,soluțiile propuse sunt bazate pe experiențe demonstrate anterior și are mai multe relații de parteneriat în piață.

Dacă doriți să organizați conferințele cu ajutorul unei echipe interne, aceasta va ajunge mai ușor la nevoile participanților și le va fi mai ușor să îmbine atmosfera conferinței cu cultura organizațională. Pe de altă parte, organizarea cu o echipă internă presupune schimbarea persoanelor respective de pe rolul lor principal și a restabili prioritățile zilnice. Acest lucru poate însemna o schimbare binevenită pentru angajat, ori dimpotrivă, ținând cont de cum îi este prezentată aceasta oportunitate.

În final, subiectul bugetului nu a fost abordat după cum ați observat deoarece de-a lungul timpul am observat cazuri foarte variate –  de cele mai multe ori, organizarea evenimentelor cu o agenție nu crește bugetul deoarece marja orrganizatorului este contrabalansată de prețurile mai bune pe care acesta le obține. În cazurile în care alegeți organizarea cu o echipă internă, aceasta tinde să renunțe la anumite elemente care ar oferi o calitate mai bună evenimentului, pentru a se încadra în bugetul alocat.

Surse:

  1. https://www.universum.ro/eveniment-agentie-echipa-interna/